Entenda o que é conciliação financeira, como funciona e como fazer
Uma empresa que não cuida da conciliação financeira está arriscada a se expor a fraudes e problemas em seu orçamento. Imagine o cenário: uma loja faz mais de cem vendas em um único dia, nas quais se misturam formas de pagamento, prazos, taxas, impostos e muitos outros detalhes. Não dá para confiar apenas no olho para dizer que, no fim da jornada, todos os lançamentos foram feitos corretamente, concorda? Porém, a conciliação é muito mais que uma forma de checagem. Com ela, seu negócio se habilita a controlar mais de perto as finanças e, como se sabe, quem avança nesse aspecto investe mais e melhor. Veja então neste conteúdo como fazer para dar esse salto de qualidade na sua gestão. O que é a conciliação financeira? Também conhecida como conciliação bancária, a conciliação financeira trata das atividades pelas quais uma empresa alinha seu fluxo de caixa aos seus respectivos saldos financeiros. Seu objetivo fundamental é garantir que todos os valores recebidos e pagamentos efetuados em conta correspondam aos registros operacionais. Por essa razão, a conciliação é um dos principais instrumentos para se prevenir fraudes como desvios de fundos ou mesmo crimes como o golpe da maquininha. O assunto é sério e há casos divulgados de prejuízos milionários sofridos por empresas que descuidaram desse tipo de controle. Sendo assim, o melhor a se fazer é zelar pelas contas e, nesse sentido, conciliar é a solução mais efetiva. Para que a conciliação financeira serve? Além de prevenir fraudes, a conciliação também é um instrumento de controle financeiro por excelência. É também um recurso dos mais democráticos, já que pode — e deve — ser feito por empresas de todos os tamanhos. Do pequeno empreendimento familiar até a multinacional, todos se beneficiam quando aplicam a conciliação em suas atividades. Outro aspecto importante desse conjunto de processos é que ele permite enxergar mais de perto suas finanças. Vamos voltar ao exemplo da loja com muitas vendas diárias. Cada vez que um cliente compra no cartão de débito, gera a cobrança de uma taxa distinta da que se cobra no crédito. Sem cotejar cada um desses lançamentos com o saldo bancário da empresa, com o tempo essas taxas formarão um passivo que, se não for contabilizado, pode levar uma empresa a se endividar. Qual a importância da conciliação financeira? Não seria útil adotar indicadores financeiros para medir a performance nos negócios se os dados consolidados nos relatórios não batessem com a realidade. Por isso, a conciliação financeira é fundamental para assegurar que a empresa terá informação credível na hora de demonstrar seus resultados. Dessa forma, aumenta também a segurança nos processos decisórios, que passam a ser pautados por informação de qualidade. No entanto, como já destacamos, a conciliação é importante porque somente por meio dela a empresa garante que receitas não se percam no meio do caminho. Afinal, não é só a fraude que pode levar um negócio a registrar prejuízo. Embora a tecnologia esteja aí para facilitar, colaboradores na linha de frente podem cometer erros que, quando se acumulam, acabam por redundar em desfalques consideráveis. Como fazer a conciliação financeira? Pelo que já foi exposto, podemos concluir que conciliação tem muito a ver com processos de registros de vendas. Por outro lado, existem etapas a serem obedecidas para que ela sirva efetivamente aos propósitos a que se destina. Em outras palavras, para funcionar bem a conciliação bancária deve ser feita de maneira metódica, afinal, trata-se de uma atividade bastante minuciosa. Uma maneira simples e barata de se fazer isso é utilizando planilhas, desde que elas sejam adaptadas para isso. No entanto, para empresas com operações mais robustas e em volumes maiores, a conciliação manual torna-se inviável. Confira então as etapas básicas a serem seguidas em processos visando a conformidade de seus saldos. Faça registros diários Em essência, a conciliação não deixa de ser também uma forma de se acompanhar o fluxo de caixa. Afinal, o primeiro passo para ser colocada em prática é registrar todos os dias as entradas e saídas bancárias sem deixar de calcular eventuais tarifas e juros. Nesse aspecto, não deixe de contabilizar rubricas como: Como veremos mais à frente de forma detalhada, é preciso, ainda, elencar todas as reservas financeiras da empresa e as diferentes modalidades de pagamento e recebimento. O segredo aqui é a paciência, já que cada lançamento deve ser cuidadosamente conferido antes de ser efetivamente considerado como válido. Confirme o saldo bancário Agora que você tem em mãos os valores para cada lançamento feito ao longo do dia, é hora de irmos a parte mais chata e trabalhosa da conciliação, a conferência do extrato bancário. Claro que aqui estamos considerando o processo manual, necessariamente mais lento e sujeito à falha humana. Por isso que reiteramos que se for essa a sua opção, o ideal é ser o mais minucioso e paciente possível para que erros não comprometam os resultados. Busque por detalhes Com o documento bancário que comprove os lançamentos feitos, é hora de buscar, linha por linha, por detalhes que possam revelar discrepâncias. Esse é um cuidado a ser tomado principalmente por empresas que fazem faturamento por múltiplos locais, ou seja, que precisam conciliar saldos de dois ou mais Pontos de Venda (PdV). Há outra utilidade da conciliação financeira que pode ser percebida nessa etapa, sendo a garantia que a empresa pague suas contas em dia. Imagine, por exemplo, que você fez um pagamento e, por algum motivo, o dinheiro não saiu da conta bancária. Ao fazer a conciliação no mesmo dia, você se safa de uma provável multa por atraso ou de ter problemas com um possível colaborador ou fornecedor que deixou de receber. Faça as correções Quando se trata de conciliar não tem meio termo. Rigorosamente todos os lançamentos feitos no fluxo de caixa devem coincidir de forma exata com o que consta no saldo bancário. Por esse motivo, esse controle deve ser diário, pois só assim você conseguirá corrigir eventuais inconsistências ou detectar desvios a tempo de tomar as medidas necessárias. Vale destacar, ainda,
