Conheça as vantagens em utilizar um sistema de gestão integrado
A dinamicidade e competitividade do mercado têm condicionado o sucesso e a longevidade de um negócio à agilidade, à praticidade e à eficácia de seus processos internos. Nesse cenário, as empresas que anseiam o crescimento sustentável precisam ter a capacidade de lidar com um grande fluxo de dados de forma eficiente e acertada. Para isso, é indispensável contar com o auxílio de um sistema de gestão integrada. Afinal, acompanhar e analisar as informações de todos os departamentos da empresa de forma manual (ou com o auxílio de sistemas desintegrados) demanda gastos excessivos de tempo, pode ocasionar interpretações errôneas acerca da realidade do negócio e, consequentemente, a tomada de decisões equivocadas. Afinal, você sabe o que é um sistema de gestão integrada? Como ele funciona? Quais os benefícios a empresa pode obter com a implantação de integração de sistemas? Confira tudo isso e muito mais sobre o assunto neste guia que preparamos para você! Entenda o que é um sistema de gestão integrada A primeira coisa que você precisa saber para compreender o que é e como funciona um sistema de gestão integrada é que ele não é, necessariamente, sinônimo de ERP (enterprise resource planning, em português, planejamento dos recursos da empresa). É que a expressão sistema de gestão integrada também pode ser utilizada para fazer referência à integração de diferentes módulos de gestão, como ocorre nos casos em que a empresa faz uso de diversos softwares em seus departamentos. Ou seja, não se trata, necessariamente, da utilização de um único sistema para armazenagem e integração das informações de uma companhia. O ERP, por sua vez, é um software integrado de gestão que possibilita a armazenagem de todos os dados da empresa em um único banco de dados. Ele é um sistema modular (cada módulo corresponde a um setor da organização) que integra as informações da atividade empresarial, possibilitando o fluxo facilitado de dados entre os departamentos. Desse modo, podemos dizer que o ERP é uma solução completa, que possibilita aos empresários, gestores e demais colaboradores (de todos os setores) a utilização de um único sistema para lançamento e tratamento das informações relativas às atividades empresariais. Apesar disso, não é incomum que, por motivos diversos, as empresas operem com diferentes softwares (por exemplo, um voltado para o setor de contabilidade, outro para o time de estoque etc.). Nesses casos, é fundamental que haja a integração dos sistemas, isto é, que eles interajam entre si de forma automática. Afinal, quanto melhor o “diálogo” entre os esses recursos, melhor será a eficiência dos processos internos e da gestão do negócio. Desse modo, de forma simplificada, podemos dizer que a integração de sistemas nada mais é do que um processo que visa unir softwares organizacionais independentes e colocá-los para funcionar conjuntamente, de forma sincronizada. Por exemplo, a integração de um ERP com uma plataforma de e-commerce ou com de uma empresa de logística, como a integração com a Jadlog. Quer saber como isso funciona? Continue a leitura e entenda melhor! Veja como funciona a integração de sistemas Seja qual for o porte da empresa ou o motivo pelo qual ele faça de inúmeros softwares, é indispensável que ela conte com boas soluções integradas de tecnologia para gestão. Afinal, como você viu, a desintegração dos sistemas pode ocasionar falhas nos processos e na análise de dados dos negócios. A integração de sistemas pode ser feita, por exemplo, com o ERP Protheus, da TOTVS. Seu principal intuito é garantir que os dados (de diferentes softwares) estejam sincronizados, ou seja, que as informações se comuniquem. Para isso, há duas formas de fazer a integração. Ela pode se dar por projeto de desenvolvimento ou por projeto de implantação. No caso de implantação da integração de sistemas, a equipe da consultoria Protheus fará um levantamento das plataformas que a sua empresa continuará utilizando e que são automaticamente integradas ao ERP. Depois disso, o pessoal do suporte fará a configuração dessas ferramentas para que elas dialoguem com os outros softwares, de modo que não seja necessária a execução de tarefas idênticas em mais de uma plataforma. Os projetos de desenvolvimento, por sua vez, são soluções destinadas aos casos em que os sistemas não dialogam entre si de forma nativa. Nesse caso, de forma genérica, podemos dizer que a equipe do suporte para o Protheus desenvolverá uma “ponte” para que os softwares compartilhem seus dados e atualizem suas informações de forma sincronizada. Independentemente de qual for a solução adotada, a integração do ERP com as outras plataformas utilizadas por sua empresa permitirá o fluxo automático de informações entre os departamentos, a automatização de processos e a otimização da gestão de seu negócio. Continue a leitura e entenda melhor esses benefícios! Compreenda a importância da integração dos sistemas de uma empresa O gerenciamento de uma empresa depende do controle e análise de inúmeras informações, tais como as relativas às compras, às vendas, ao estoque, às obrigações fiscais, ao fluxo de caixa, aos fornecedores, aos clientes etc. Nesse cenário, as empresas que anseiam o crescimento sustentável e a longevidade precisam ter a capacidade de gerenciar as informações de seus processos de forma eficiente e eficaz, a fim de identificar seus pontos fortes, corrigir eventuais falhas, e atender com agilidade às demandas do mercado. Quando uma empresa utiliza sistemas que não são integrados, ou seja, que não se comunicam automaticamente, no geral, as informações têm que ser lançadas manualmente em cada um deles. Isso compromete a agilidade nos processos da empresa e até mesmo a confiabilidade dos dados. Além disso, a análise das informações relevantes do negócio se torna bem mais complicada, uma vez que as informações dos departamentos não são interligadas. Em razão disso, os gestores não têm acesso facilitado a relatórios gerenciais completos, afinal, as informações relativas aos processos de cada setor encontram-se em softwares diferentes. Desse modo, podemos dizer que a integração dos sistemas gerenciais de uma empresa é importante, principalmente, porque possibilita o fluxo automático de dados entre os departamentos da instituição, evitando retrabalhos, bem como o acesso simples e rápido às
Quais são os benefícios da integração do ERP com outros sistemas da empresa?
A integração de sistema já virou parte do dia a dia da maioria das empresas que utiliza softwares para gerenciar seus processos. Com esse índice alto de conectividade entre os setores e funcionários, o sistema que gerencia tudo precisa estar atualizado e integrado. Além disso, quando são vários os programas, esse diálogo torna-se ainda mais importante. A integração do Protheus nada mais é do que uma solução de TI para reunir dados e informações de diversas partes de uma empresa em uma mesma plataforma. Com isso, é possível melhorar o controle sobre fluxo de caixa, estoque, emitir notas fiscais e disponibilizar arquivos na nuvem. Portanto, é uma ação que poupa muito tempo e melhora a comunicação. Confira no texto abaixo alguns benefícios de realizar a integração do Protheus na sua empresa. Qual é a importância dessa integração? A integração torna-se importante para o funcionamento da empresa porque transforma a linguagem de trabalho em uma mais fluida, tanto para funcionários quanto para gestores e diretores. A agilidade proporcionada nos processos organizacionais aumenta a performance operacional da gerência e a alta gestão também pode acompanhar e administrar todas as informações mais facilmente. Além disso, também é possível acompanhar todos os indicadores. Porém, o aspecto mais importante da integração talvez seja a capacidade que os setores e colaboradores agora terão de comunicação. Os sistemas integrados trocam e processam informações entre si muito mais fácil. Isso permite a geração de relatórios mais precisos e ágeis, com maior confiança nos dados obtidos. Assim, a capacidade de decisão dos gestores aumenta. Quais são os benefícios da integração? Para uma integração ser bem-sucedida, ela deve passar por algumas etapas importantes. São elas: planejamento: nesta etapa acontecem todos os levantamentos dos sistemas já existentes da empresa e são verificados seus níveis de compatibilidade com o Protheus para que a implantação possa prosseguir; execução: após a análise inicial, é quando começa a implantação do projeto propriamente dito. Porém, é necessário ir aos poucos com a chamada “integração fracionada” por conta de possíveis erros; checagem: neste momento é feita a verificação em relação a possíveis erros e falhas na integração. Aqui também é onde se buscam gargalos e se monitora o progresso do projeto; ação: os gestores, após os relatórios gerados na última etapa, podem corrigir as falhas e traçar planos para melhor abordá-las. Assim, após a instalação sem erros e falhas e eliminando toda a incompatibilidade eventual entre os sistemas antigos e novos, é que a sua empresa passará a colher os benefícios da integração. Entre eles estão, por exemplo, a melhora da competitividade, fluxo mais dinâmico de informações, tempo menor de resposta a solicitações, diminuição da burocracia e melhora no monitoramento da infraestrutura informacional do negócio. Portanto, o sucesso neste processo indica evolução na empresa. Reduz os custos A diminuição de custos no orçamento é sem dúvidas um dos principais benefícios de uma integração bem-feita. Isso se dá por conta do desenvolvimento mais certeiro de atividades. Ou seja, com nível de excelência maior. Aumenta a produtividade Da mesma forma, a automação agiliza todo o trabalho e evita a maioria dos erros, consequentemente diminuindo a incidência de retrabalho. Assim, com o tempo que passaria consertando erros e falhas, o funcionário pode atuar em outras tarefas como análises, vendas e planejamentos, que antes não seriam possíveis. Proporciona mais segurança dos dados Problemas de segurança são bem comuns em empresas e entre empresários. Porém, essa é uma brecha difícil de ser identificada e que não pode acontecer em um grande empreendimento. Assim, a integração de sistemas aborda justamente esse espaço e garante a confidencialidade de informações além do desenvolvimento correto das atividades. Garante a gestão inteligente do estoque Uma gestão mais competente do estoque é o objetivo de qualquer empresa. Com a integração, o gestor pode acompanhar de perto o seu inventário, além de controlar com mais eficácia as entradas, saídas, e ainda colaborar diretamente com a redução de custos. Permite o controle de métricas e indicadores Uma das melhores formas de se otimizar o trabalho e os processos dentro de um negócio é analisar tudo conforme métricas e indicadores. As plataformas de integração normalmente possuem quadros para que as empresas possam montar seus próprios painéis de controle de acordo com seus objetivos e conforme suas necessidades. Dá mais mobilidade O software de integração é compatível com os sistemas operacionais de dispositivos como tablets e smartphones, então os funcionários podem acessá-lo de qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, quando os dados são colocados na nuvem, o colaborador pode viajar pela empresa ou utilizar alguma informação necessária de casa sem ter a preocupação de levar todos os seus arquivos. Otimiza os processos Tudo isso faz com que os processos da empresa fiquem mais inteligentes. Assim, o controle por parte dos gestores fica mais fácil e intuitivo. Além disso, os erros podem ser identificados antes de se tornarem problemáticos para o fluxo de trabalho e eliminados antes que prejudiquem o setor ou a empresa como um todo. Como tornar a integração mais eficiente? Apesar de todos os benefícios, o processo de integração do Protheus, se não tratado por especialistas, pode resultar em problemas que, em vez de otimizar, prejudicarão o funcionamento do empreendimento. Portanto, é ideal que além de um sistema que controle todos os aspectos e a integração como um todo, se contrate uma empresa especializada para fazer todo o acompanhamento. Dessa forma, você pode colocar em prática todo o conhecimento que obteve neste texto e não subestimar a importância da integração de sistemas para a saúde e estratégia digital dos seus negócios. Uma empresa especializada tem os melhores benefícios da integração do Protheus, além de proporcionar funcionários especificamente para esse fim, garantindo que erros, falhas e incompatibilidades não ocorram. E se ocorrerem, que não prejudiquem o funcionamento dos sistemas. Para ajudá-lo nesse momento a Atos Data pode ser a melhor solução! Somos especialistas em ERP e integrações entre sistemas e plataformas. Atuamos com inovação e criatividade em soluções corporativas e nossa história conta com diversos casos de sucesso.
Entenda como fazer a integração do ERP com os sistemas da empresa
Os ERPs (Enterprise Resource Planning) ou sistemas de planejamento de recursos corporativos estão presentes no dia-a-dia de diversas empresas já há algum tempo. Entretanto, conforme a realidade dos negócios evolui, o tamanho do empreendimento aumenta ou as necessidades mudam, é necessário a inclusão de novos sistemas para controlar esses aspectos mais recentes. É aí que parte dos gestores acaba ficando na mão. A questão de como realizar essa integração entre o ERP novo e o sistema velho acaba gerando dúvidas e, consequentemente, perdas para a empresa. Além disso, todas as etapas do percurso são extremamente trabalhosas e demoradas, custando mão-de-obra dos funcionários e tempo, mas mesmo assim não têm a qualidade necessária para um empreendimento que quer crescer, ser mais produtivo e se desenvolver. Pensando nisso, trouxemos uma pequena explicação do quanto é importante o diálogo entre os programas utilizados no seu negócio e como realizar esse processo, elencando inclusive algumas customizações. Confira no texto abaixo tudo o que você precisa saber para se tornar perito no assunto e realizar as melhores escolhas como gestor na hora da integração. Por que integrar? A própria definição de integração sugere que “a união faz a força”. Integrar nada mais é do que juntar programas para que ajam de forma coordenada. Assim, é possível aumentar a eficiência dos processos internos da sua empresa e, consequentemente a produtividade. Ou seja, você fica livre para focar todos os seus esforços na parte criativa, já que não perde mais tempo com tarefas repetitivas. Outra vantagem da integração do Protheus aos outros ERPs é que leva ao corte de custos. Sendo assim, esta característica retorna o valor do investimento rapidamente. Isso se dá porque o gestor é capaz de identificar melhor os gargalos e problemas do negócio, além das melhores formas de reduzir gastos. A etapa de implantação da integração é importante porque é comum que uma empresa trabalhe com diversos softwares e, quanto mais conversarem entre si, melhores os indicadores de desempenho serão. Apesar disso, é estratégico que exista sempre o monitoramento de todo o processo integrativo para assegurar que não existam falhas ou erros. Quais os tipos de integração existentes? Existem diversas integrações e customizações possíveis para o Protheus. Inclusive, esta é uma de suas vantagens: a versatilidade. O sistema pode receber com facilidade programas que facilitam a sua utilização. Isso acontece porque esses softwares já são bem conhecidos pelo público em geral e não necessitam de treinamentos específicos para aprender a usar. Alguns outros exemplos são: workflows: os fluxos de trabalho padronizam o trabalho, deixando tudo muito mais simples. Além disso, os processos podem ser passados entre funcionários e setores, diminuindo ou eliminando o retrabalho; aplicativos móveis: a possibilidade de integração do Protheus com o sistema operacional de tablets ou smartphones é imprescindível hoje com toda a mobilidade da tecnologia. Ainda, o armazenamento em nuvem e a virtualização dos servidores das empresas praticamente pede por essa facilidade na hora de otimizar processos; templates: as adaptações que podem ser feitas no sistema o tornam ainda mais importante para as empresas. Assim, os templates funcionam como interfaces diferentes para cada utilização e tornam a comunicação mais objetiva, economizando tempo. Além disso, as customizações podem variar desde o segmento, por exemplo, a conexão com módulos específicos, como um sistema CRM, até as rotinas, além de processos e menu do sistema. Assim, seus benefícios de ter a centralização do controle, a visão sistêmica do negócio e a facilitação de processos são otimizados. Como deve ser feita a integração? As metodologias de trabalho utilizadas na hora de organizar o trabalho das equipes e os métodos para implantar ferramentas fazem parte da arquitetura de projetos de TI. Na integração de sistemas ERP isso se dá na forma de projeto de implantação e de projeto de desenvolvimento. O gestor é incumbido de decidir por um ou por outro, de acordo com a realidade da empresa. O primeiro caso é escolhido quando já há uma compatibilidade entre o sistema utilizado e o novo. Portanto, o principal trabalho será configurar o diálogo entre as ferramentas para que ocorra de forma fluida e sem funções duplicadas – o que geraria retrabalho e perda de tempo. Já o segundo caso é necessário quando não existe essa conversa de forma nativa. Ou seja, a equipe de implantação terá que desenvolver uma “ponte” entre eles. Isso é diferente se for realizado de forma manual pela sua empresa. Integração manual Entretanto, se a sua empresa não conta com um suporte de integração, é necessário tomar o caminho mais longo. Só quem já executou uma integração do Protheus sabe o quanto é trabalhosa de fazer manualmente. Como existem muitas variáveis no processo, o ideal é seguir algumas etapas específicas desde o início do planejamento, como: mapear campos e definições respectivas; desenvolver testes na plataforma; alinhar e documentar sistemas externos; desenvolver e validar esses sistemas; planejar a parada do ambiente; documentar a passagem de produção; implementar no ambiente produtivo; finalizar o projeto. Além de ter sempre em mente todas essas etapas, o processo inteiro é dispendioso e pode ter um custo muito alto, principalmente se for usado para desenvolver integrações menores e frequentes. Além disso, as empresas de pequeno porte às vezes não podem se dar ao luxo de destacar funcionários dentro de seu quadro reduzido para realizar essa tarefa. Com todas as informações disponíveis ficou claro que a implantação da integração de sistemas é fundamental para a saúde e estratégia digital dos negócios. Portanto, igualmente imprescindível é ter uma empresa especializada nesse serviço para lidar com todos os processos. Assim, sua empresa garante que nenhum funcionário precise ser deslocado para essa função, bem como tem certeza de que erros, falhas e incompatibilidades não prejudiquem o funcionamento dos sistemas. A Atos Data é especialista em ERP e integrações entre sistemas e plataformas. Inovação e criatividade em soluções corporativas é o nosso lema e nossa história conta com diversos casos de sucesso. Para saber mais é só entrar em contato com um de nossos especialistas ou visitar nosso site.
