Conheça as vantagens de utilizar um conciliador automático
O conciliador automático é uma ferramenta cada vez mais utilizada nos mais diversos tipos de negócio. Afinal, grande parte das transações são realizadas com cartões no ambiente virtual. Até mesmo presencialmente, as pessoas têm substituído o dinheiro pelos cartões. Por isso, sua empresa precisa de um sistema de registro confiável e ágil. O conciliador reúne todas as tarefas que você precisa para gerenciar os pagamentos com cartões, como registro das vendas, controle das tarifas cobradas pelas operadoras, valores das vendas e das antecipações de pagamento, entre outros. Se você quer saber mais, confira o nosso post! Otimização do tempo Melhorar os indicadores de gestão do tempo é um dos grandes desafios das empresas atualmente, pois a ineficiência de algumas tarefas tem minado a competitividade. A melhor forma de melhorar esse ponto é a implementação de processos mais ágeis e eficazes. Nesse sentido, a automação tem trazido a possibilidade de digitalizar diversos processos manuais com as máquinas fazendo uma atividade que demoraria horas manualmente em apenas alguns segundos. A conciliação automática permite a otimização do tempo, não só por reduzir o tempo de cada processo, mas também pela diminuição da necessidade de retrabalho. Os softwares erram muito menos do que a mão de obra humana, mesmo quando trabalham 24 horas por dia, 6 dias na semana. Por exemplo, as tarefas de conferência, em que os registros são comparados com a documentação, geralmente duravam dias ou, até mesmo, meses quando realizados manualmente. Com o conciliador automático, levam apenas alguns minutos. Melhoria da gestão de fluxo de caixa Hoje em dia, grande parte dos pagamentos são realizados virtualmente, por meio de cartões de crédito, operações de débito automático ou boletos bancários. Assim, praticamente todos eles não geram documentos físicos, especialmente no e-commerce. Isso facilita a ação da conciliação automática. Além disso, os melhores softwares também se adequam a sistemas de ERP ou de gestão de vendas de forma que até as inserções manuais são integradas rápida e imediatamente. Com isso, o gerenciamento do fluxo de caixa fica bastante facilitado, pois você terá a segurança de que cada registro nos softwares será automaticamente contabilizado nas suas planilhas financeiras. A grande vantagem é que tudo é feito em tempo real, de modo que a gestão possa tomar suas decisões diárias com base em dados sobre a situação atual. Ademais, na hora das auditorias e nos balanços, ficará muito mais fácil a conferência de informações. Redução de erros na conferência Além da demora, os processos manuais, como explicamos, aumentam a ocorrência de erros que podem prejudicar bastante o seu negócio. Por exemplo, se você deixa de registrar adequadamente uma grande transação realizada em parcelas, você pode contar com um dinheiro em caixa que não estará disponível. Consequentemente, o gestor pode gastar mais do que tem e ter de recorrer a empréstimos. Em alguns casos, isso pode gerar, até mesmo, um problema com o Fisco. Mesmo que não haja culpa em omitir o registro (o que configura sonegação fiscal), os erros “inocentes” também geram multas que comprometem a saúde financeira do negócio. A conciliação permite uma conferência com base nos bancos de dados originais sem precisar de praticamente nenhuma interferência humana. Aumento da produtividade Como muitas tarefas de conciliação rotineiras e repetitivas serão automatizadas, não será mais necessário gastar recursos humanos valiosos para elas. Assim, você poderá deslocar seus funcionários para atividades mais importantes, que exigem mais criatividade e inteligência, como elaboração de estratégias de vendas ou de melhoria da gestão. Também, a produtividade tem tudo a ver com fazer mais com menos, isto é, otimizar o uso de recursos e de tempo para a execução de uma determinada atividade. A conciliação tradicional, a partir do Excel, era uma tarefa muito pouco produtiva, demandando um processo burocrático de conferência constante de dados e de muito retrabalho. Segurança financeira Como tudo será feito por um software, há uma chance muito menor de que haja extravio de informações por seus funcionários. Os sistemas de conciliação são bem seguros e totalmente protegidos contra hackeamento e vazamento de dados. Tudo é feito com uma tecnologia de criptografia avançada, além de um firewall que torna o banco de dados dos seus clientes intransponíveis. Controle de movimentações Além de registar todas as transações realizadas, um conciliador automático também conta com várias outras ferramentas de monitoramento das movimentações. Com isso, você terá um panorama completo sobre a gestão de pagamentos da sua empresa. Por exemplo, é possível: obter métricas importantes, como taxa de cancelamento de vendas, ticket médio, volume de vendas em crédito etc.; monitorar a evolução dos gastos com taxas bancárias das operadoras de crédito, como aluguel da maquininha, mensalidade do sistema de pagamentos, custo por operação, entre outros; controlar a transferência de recursos entre as contas da sua empresa etc. Integração com sistemas de ERP Atualmente, a maior parte das empresas conta com sistemas de gestão de planejamento de recursos empresariais. Lá, são registradas as vendas e as transações financeiras, calculados os indicadores financeiros, feito o controle da cadeia de suprimentos etc. Portanto, para aumentar a eficiência e a produtividade das tarefas, é preciso que os processos de conciliação também sejam virtuais, pois, assim, é possível obter o máximo de benefícios dos ERPs. Por outro lado, não é todo o software que conta com essa comodidade e, na hora de escolher esse produto/serviço, você precisará conferir se ele se integra bem com seus demais sistemas de gestão. Precisão dos relatórios Os relatórios de venda são os principais instrumentos das empresas para tomar suas decisões estratégicas. Afinal, oferecem os indicadores mais precoces de que algo não vai bem: se os clientes não estão comprando ou estão comprando pouco, é preciso fazer uma análise mais profunda. Assim, é possível pensar em ações para melhorar as vendas a partir dos dados obtidos. Por exemplo, se você está achando o volume de vendas a crédito baixo, poderá oferecer um maior número de prestações. Se ele está muito alto, comprometendo o caixa, é possível oferecer descontos em contas à vista e a débito. Redução de custos Os softwares de conciliação têm um preço
Entenda por que fazer o e-commerce integrado com ERP
Você sabia que é possível ter um e-commerce integrado com ERP? Pois é, as soluções proporcionadas pelos softwares de gestão estão cada vez mais próximas às novas realidades de consumo e às necessidades das empresas. Por um lado, os clientes podem desfrutar da praticidade das compras pela internet. De outro, as empresas precisam adotar as melhores estratégias para integrar suas áreas, otimizando tarefas, reduzindo custos e controlando os recursos. Nesse cenário, nada é mais eficiente do que integrar o ERP ao e-commerce. Essa conexão do software aos processos de vendas pela internet oferece às empresas diversas vantagens, aumenta o nível de organização, reduz os retrabalhos e alavanca o desempenho do comércio eletrônico. Quer entender como isso funciona? Continue lendo e confira a seguir! Como funciona essa integração? O ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é um grande sistema capaz de reunir diversos outros micros sistemas. Nesse sentido, ele vai muito além de uma plataforma convencional, pois permite um gerenciamento ágil e eficiente aos gestores. Em um único ambiente, todos os dados permanecem atualizados e podem ser acessados com facilidade, reduzindo erros operacionais e aprimorando processos dos diferentes setores do negócio. Também vale dizer que esse tipo de sistema é altamente adaptável às características de cada empresa. Por se tratar de um software customizável, é possível adequar suas funcionalidades à realidade das operações — inclusive do e-commerce. O ERP funciona por meio de módulos que permitem, por exemplo, a interação entre as tarefas de administração, compras, logística, vendas, fiscal, dentre outros. Isso significa que a integração do e-commerce ao ERP funciona de forma a unificar as atividades do comércio eletrônico aos demais setores e ocupações da empresa. Além de permitir essa criação de módulos, o sistema já conta com uma série de recursos projetados para atender às exigências da loja virtual, sendo necessário apenas habilitá-los para realizar as atividades. Enfim, por tudo isso, a integração do e-commerce com o ERP é capaz de diminuir a burocracia e garantir uma visão mais abrangente do negócio. Os relatórios gerados pelo software ampliam as estratégias de competitividade da empresa e permitem aos responsáveis uma tomada de decisões baseada em dados e análises precisas. Por que ter o e-commerce integrado com ERP? Além do controle dos setores da empresa e das vantagens que você acabou de conhecer, existem outros bons motivos para ter o seu e-commerce integrado com ERP. Vejamos, então, cada um deles com mais detalhes! Eliminação de retrabalhos Certamente, o principal benefício da integração é evitar que os usuários tenham retrabalhos. Isso porque ela possibilita o total alinhamento da empresa ao comércio eletrônico por meio da sincronização de diversos dados. A integração TOTVS x ERP Protheus, por exemplo, possibilita o envio de produtos, saldos em estoque e preços do sistema para a VTEX. Além disso, o aumento da produtividade e a diminuição dos retrabalhos ainda é garantida pelo recebimento dos dados dos clientes e dos pedidos pela VTEX. Afinal, uma vez inseridos no sistema, eles são gravados no ERP TOTVS Protheus. Controle do estoque Sem dúvidas, o estoque é um ponto central em todo empreendimento. Nesse sentido, ao integrar o ERP ao e-commerce você garante um controle rígido de mercadorias e vendas. Como os relatórios emitidos pelo software te permitem verificar quais são os produtos mais vendidos, é possível redimensionar as reposições para evitar prejuízos. Além disso, o controle de estoque é usado tanto para lojas físicas quanto marketplaces. Os dados de produtos e os demais cadastros dos sistemas da empresa podem ser exportados para o sistema integrado ao e-commerce. Isso garante várias conexões entre as marcas, os fabricantes, as unidades de manutenção de estoque e demais registros necessários à administração. Emissão de Notas Fiscais Como os cálculos relacionados aos produtos, serviços e impostos são realizados automaticamente, a conexão entre o comércio eletrônico e o software elimina os erros humanos e agiliza o procedimento de emissão de notas fiscais. Quanto a isso, vale lembrar: quando mais rápido e acertado for o processo, melhor será o atendimento ao cliente e a reputação da empresa. E a integração do sistema ainda permite a baixa instantânea no estoque! Acompanhamento dos pedidos e roteirização Uma das melhores maneiras de diminuir os custos logísticos e aumentar a eficiência das operações é roteirizar as entregas. Os gastos com fretes e o ciclo de montagem das cargas, por exemplo, são reduzidos com os planos estratégicos. Além disso, com o e-commerce integrado ao ERP você usufrui de funcionalidades de planejamento e acompanhamento das mercadorias, como a previsão de entrega e a escolha dos melhores trajetos e modais. Relacionamento com os clientes O comércio virtual tem crescido muito nos últimos anos. Cada vez mais, os consumidores buscam facilidade, agilidade e, claro, atendimento personalizado. Nesse contexto, o uso do ERP no e-commerce facilita a obtenção de dados detalhados sobre os clientes — o que possibilita a criação de um banco de dados para realizar análises de perfis. Isso é fundamental para construir oportunidades de captação, fidelização e relacionamentos com os clientes, aumentando a competitividade e promovendo a marca da empresa. Mobilidade A mobilidade é outro ponto forte do sistema. O gerenciamento das operações por dispositivos móveis reduz o tempo de resposta ao cliente e possibilita o gerenciamento dos diversos setores do negócio sem restrição de localização ao gestor (basta que ele esteja conectado à internet). O uso de aplicativos, aliás, é uma das forças dessa integração entre o ERP e o e-commerce. Otimização e automatização dos processos A agilidade e o melhor aproveitamento dos recursos é mais um dos benefícios da integração do software ao comércio virtual. Afinal, diversos procedimentos são automatizados de maneira rápida e simultânea, evitando os erros e promovendo o rápido atendimento às necessidades do cliente. Enquanto os pedidos são enviados ao estoque e a mercadoria é separada, por exemplo, o financeiro já realiza as emissões das notas e demais processos administrativos. Como vimos até aqui, são muitos os motivos para fazer a integração do ERP com o e-commerce, já que cada negócio poderá fazer um uso personalizado das ferramentas e explorar os recursos de acordo com
