Entenda porque sua empresa precisa de um conciliador de vendas para marketplaces
O comércio online em marketplaces é uma modalidade cada vez mais comum e que gera uma série de benefícios reais para os lojistas, mas também muitos desafios. Para lidar com os repasses e com a gestão dos pagamentos, é importante contar com um conciliador de vendas. Eles são úteis para auxiliar na redução de custos e na automatização de processos burocráticos. Assim, a empresa garante agilidade no processo e foco no núcleo do negócio. Tem interesse nesse assunto? Então acompanhe este artigo até o final e descubra como um software pode ser útil para realizar essa função e contribuir com o financeiro da companhia. Como funcionam as vendas em marketplaces? Inicialmente, vamos entender como as vendas ocorrem em ambientes como os marketplaces. Um marketplace é uma espécie de shopping virtual, um local que reúne um conjunto de marcas e organizações competindo os mesmos clientes. A vantagem de contar com essa alternativa para as empresas de comércio online é a terceirização dos serviços. Os marketplaces oferecem estruturas prontas, com gestão própria para que os lojistas apenas os utilizem. Assim, funciona como um aluguel de um espaço virtual. A infraestrutura de TI, o domínio e a administração da capacidade são de responsabilidade do provedor do espaço. Para se conectar a essas megaestruturas, os vendedores ou as empresas que vendem precisam de aplicações intermediárias, os chamados integradores. Esses softwares permitem a comunicação, o alinhamento às regras de cada plataforma e o gerenciamento do que é vendido, além de controle de desempenho e de outras questões. Diferença entre loja virtual e marketplace Se precisa comprar algo em uma loja virtual comum, o usuário deve seguir um conjunto de etapas, informando seus dados financeiros e combinando termos que dizem respeito ao processo e ao envio. Logo, o cliente lida diretamente com a empresa que controla o site, utilizando o sistema e o gerenciamento provido pelo setor de TI da própria loja. Inclusive, os indicadores de vendas são controlados internamente. Em um marketplace, no entanto, o contato com o cliente também é terceirizado. O comprador realiza o processo no site da plataforma e entra com dados no sistema deles. Por isso, a vendedora precisa controlar essas transações e garantir que elas sejam devidamente repassadas para o seu caixa. Por mais que a infraestrutura terceirizada ofereça um bom apoio, essa é uma responsabilidade de cada vendedor. Como as empresas acompanham os repasses dos marketplaces? Diante do que já falamos, é possível perceber que o trabalho de gestão financeira de uma empresa integrada a um marketplace é complexo. É preciso verificar se os extratos de vendas registrados internamente (no próprio sistema ERP da companhia) estão corretos e realmente de acordo com as transações que foram realizadas nos espaços terceirizados. Muitos gestores pensam que não há necessidade de realizar esse trabalho, pois afirmam confiar nas plataformas de vendas. Contudo, o problema não é esse, mas a complexidade desse gerenciamento em várias plataformas ao mesmo tempo — o que envolve taxas e outras situações que complicam ainda mais e merecem atenção. Taxas e comissões Cada marketplace cobra taxas específicas por venda e comissões que podem variar, a depender do produto vendido. Logo, cada compra realizada tem um desconto do valor total, o que funciona como uma taxa de aluguel pelo espaço utilizado. Assim, a gestão dos repasses das plataformas precisa considerar isso de modo a quantificar o lucro da vendedora. O que complica é que cada marketplace repassa os pagamentos em períodos diferentes e tem sua própria relação de comissões. Para realizar uma administração financeira efetiva, é preciso conhecer e acompanhar as regras específicas. Desse modo, é possível saber quais produtos foram vendidos, quais ainda não e outra situações que ocorreram, como pedidos cancelados. Gestão manual O que geralmente acontece é que as companhias realizam esse trabalho manualmente, com o controle feito por funcionários. Eles são responsáveis por acompanhar e compreender as prescrições de cada plataforma, gerenciando os prazos, imprevistos e repasses. Esses mesmos membros também conferem se o que consta nos sistemas internos está de acordo com as informações dos marketplaces — o trabalho chamado de conciliação das vendas. É preciso verificar cada extrato, controlar as saídas e considerar casos específicos, como multas, trocas e cancelamentos. Esse é um trabalho operacional extremamente complexo de ser feito e muito minucioso, facilmente suscetível a erros. Falhas nessa gestão podem gerar complicações financeiras sérias, como veremos em detalhes em um dos tópicos seguintes. Esse controle está relacionado à administração dos recebíveis da companhia, o que deve ser feito de maneira consistente. Qualquer empresa depende do conhecimento sobre o que precisa receber, a fim de se organizar internamente com as próprias despesas. Como funciona o conciliador de vendas para marketplaces? Com esse cenário marcado pela grande complexidade da administração, a pergunta que os gestores se fazem é: os repasses estão sendo feito corretamente? O caixa da empresa está recebendo os pagamentos de todas as transações realizadas nos marketplaces? A preocupação é grande, já que os erros são comuns e naturais. Nesse ponto, vale ressaltar a importância da automação. Um sistema conciliador de repasses trabalha com esse foco, buscando centralizar a gestão financeira e garantir que os lucros e as comissões sejam devidamente administrados, sem erros e sem gargalos operacionais. Com ele, todo o trabalho de acompanhar os recebíveis e gerenciar as taxas fica a cargo de uma aplicação, que faz tudo isso com mais rapidez, de maneira automática. O usuário somente precisa realizar uma entrada no software e esperar um extrato da conciliação, com as divergências e os problemas de conformidade. Com clareza e precisão, os gestores conseguem identificar onde estão os pontos problemáticos e podem trabalhar na solução. Assim, é possível gerenciar taxas, valores e imprevistos, com informações sobre depósitos, retiradas, arquivos XML de nota fiscal, antecipações e seus custos, comissões, entre outros fatores relevantes, em um local apropriado. A união das informações facilita a tomada de decisão e fornece uma visão mais consistente para a gestão. Ao lidar com o processo automaticamente, é possível controlar os dados de vários marketplaces
