Guia completo: tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos
A gestão de projetos tem se tornado uma das estratégias mais importantes nas empresas contemporâneas. Afinal, durante muito tempo, não havia uma preocupação com uma metodologia para garantir a satisfação do cliente. Tudo era feito baseado em impressões e intuições. Mas, hoje em dia, há uma preocupação em realizar uma administração e um gerenciamento com uma abordagem mais científica, focada em resultados e em eficiência. Assim, ter uma equipe de gestão de projetos se tornou uma necessidade para ganhar vantagem competitiva, pois traz vários benefícios, como manter os projetos dentro do prazo, escopo e custos previstos. Esses são verdadeiros diferenciais para seus clientes. Sabendo dessa importância, preparamos um guia completo de gerenciamento de projetos PMBOK para que você conheça as informações essenciais sobre o tema. Não deixe de ler até o final! O que são projetos? Ciclos de vida Iniciação A iniciação é a primeira etapa do ciclo de vida de qualquer projeto. O seu principal objetivo é verificar se ele é viável e se sua proposta agrega valor às partes envolvidas. Dois fatores essenciais devem ser analizados pelos gestores: documento de caso de negócio: é a justificativa da existência de um projeto e elenca seus diferenciais para o negócio, estimando seus ganhos financeiros e comerciais; estudo de viabilidade: documento que lista os objetivos do projeto, estabelecendo prazos e custos a fim de pré-visualizar se ele pode ser executado sem comprometer os recursos da empresa em curto e em longo prazo. Aqueles projetos classificados como pouco lucrativos e inviáveis podem ser descartados, melhor desenvolvidos para passar para a próxima etapa ou reutilizados no futuro. Afinal, as condições podem mudar e torná-los potencialmente bem-sucedidos. Caso seja aprovado, deve ser criado um Termo de Abertura do Projeto (TAP) no qual se definem o escopo, as partes interessadas, os requisitos etc. Planejamento Assim que for aprovado, o projeto precisa contar com um planejamento sólido para reduzir os seus riscos, garantir a fidelidade aos cronogramas e ao orçamento, além de orientar cada parte envolvida a respeito de sua missão. O objetivo final do planejamento deve ser sempre listar, de forma clara e objetiva, os meios de obtenção do sucesso do projeto. Assim, o primeiro passo é pormenorizar os objetivos estabelecidos na iniciação. Para isso, pode-se utilizar um método chamado SMART: specific (específico): deve definir o que se quer conquistar ao final, quem são os responsáveis, onde, quando e por quê; mensurável: deve ter indicadores e métricas numéricas para acompanhar o desenvolvimento do projeto; alcançável: elenca os recursos disponíveis para o sucesso; realista: está dentro das limitações atuais da sua empresa e do mercado; temporizável: existem prazos para monitoramento e finalização do objetivo. Para complementar e potencializar os objetivos, o SMART pode ser integrado ao método CLEAR, que visa humanizar e engajar as metas: colaborativas: as metas devem promover o trabalho em equipe; limitadas: devem se restringir ao escopo e a um prazo; emocionais: devem fazer uma conexão emocional com os funcionários, batendo em sua energia e paixão; apreciáveis: podem ser reduzidas em tarefas cada vez menores alcançáveis rapidamente para gerar ganho a longo prazo; refináveis: devem ser flexíveis e adaptáveis às novas situações que ocorrem durante a execução do projeto. Depois disso, vem a declaração de escopo, que resume todo o trabalho que precisa ser feito para alcançar as metas e os objetivos. Ele descreve os produtos finais, os aprendizados esperados e os principais marcos de entrega. Há diversas outras etapas, que demandariam um post inteiro sobre o planejamento. Por ora, vamos falar somente dos mais importantes: orçamento, no qual são descritas as fontes de capital disponível; critérios de aceitação, que definem os parâmetros de qualidade de cada etapa; análise de riscos; gerentes, pessoal e partes interessadas; cronograma com todas as etapas, por menores que sejam. Assim, um plano de projeto bem-feito dará um norte às suas equipes para produzirem os resultados certos, beneficiando todas as partes envolvidas e estabelecendo soluções para os potenciais obstáculos. Execução Talvez, a coisa mais importante sobre a execução dos projetos seja se fixar no seu principal objetivo: fazer entregas que satisfaçam seus clientes. Ou seja, todas as tarefas e metodologias só são úteis se elas agregam mais valor a eles. Por se tratar da etapa em que se coloca a mão na massa, ela é a mais longa do projeto e envolve várias atividades, tais como: atribuição de tarefas de supervisão e de gerenciamento de projetos para que cada um saiba quais processos devem garantir a execução; criação e desenvolvimento de equipes de acordo com as habilidades dos colaboradores; reunião para se certificar do alinhamento de todos os envolvidos com o escopo do projeto; distribuição de recursos para que cada agente seja capaz de fazer suas atividades sem interrupção; execução de tarefas do planejamento de acordo com os objetivos iniciais; realização de uma rotina de conferência de qualidade diária; distribuição de informações importantes para o desenvolvimento correto das tarefas; gerenciamento da expectativa das partes envolvidas; gerenciamento de toda a papelada, burocracias e requisitos do projeto; atualização do cronograma e do plano de acordo com as contingências. Ou seja, a execução envolve muito diálogo entre os envolvidos e modificações pontuais para garantir o andamento do projeto. Afinal, é impossível que todo o planejamento seja realizado à risca. Monitoramento e controle Apesar de ser uma nova etapa, ela é realizada em conjunto com a execução. Seu principal objetivo é mensurar a progressão, a qualidade e o desempenho do projeto para garantir o máximo de fidelidade ao plano inicial. Para isso, os gerentes de projeto contam com várias ações, como: controle do trabalho: acessar periodicamente o desempenho individual de cada colaborador e dar feedbacks para que todos se atenham ao escopo do projeto; controle de mudanças: várias tarefas e objetivos menores elencados no plano inicial são modificados durante a execução. A tarefa do gestor é gerenciar as mudanças para que elas não fujam da missão e dos valores do cliente, além de documentar cada uma delas; monitoramento do escopo: a cada dia, devem ser verificadas quais tarefas foram executadas e quão perto dos objetivos suas equipes estão; controle do escopo: realizar ajustes em relação ao orçamento, ao cronograma e aos requisitos; controle do cronograma: monitorar
