Saiba como aumentar a agilidade nos processos da empresa
O momento atual do mercado tem exigido cada vez mais dos negócios. A globalização e a inovação têm demandado uma resposta ágil para os desafios corporativos e, por isso, deve-se sempre estar atento à agilidade nos processos da empresa. Afinal, a velocidade nos sistemas de operação — aliada à eficiência e à assertividade — são determinantes para manter uma vantagem competitiva. Por essa razão, os gestores deverão continuamente pensar em como otimizar o desempenho dos processos organizacionais. A tecnologia se tornou uma ferramenta imprescindível nesse sentido com ferramentas de automação de tarefas, integração de sistemas e controle de resultados. Se você quer aprender como aumentar a agilidade nos processos da sua empresa, não deixe de ler o nosso post até o final! Como aumentar a agilidade nos processos da empresa Usar softwares de gestão para padronização e melhoria de processos Atualmente, estamos vivendo na época da gestão digitalizada e automatizada. Grande parte dos processos podem ser realizados ou controlados por softwares com muito mais eficiência do que aqueles feito inteiramente por humanos. Assim, as tarefas repetitivas, como preenchimento de planilhas e integração de bancos de dados, podem ser feitas por máquinas. Consequentemente, os funcionários responsáveis por elas poderão se dedicar a atividades mais importantes e complexas. Afinal, elas demandam a inteligência e a criatividade que um computador não pode ter. Um dos efeitos secundários dessa medida é o aumento da satisfação no trabalho, pois eles se sentem mais valorizados. Com o tempo, haverá um ganho de agilidade e produtividade, que pode alcançar um patamar muito mais elevado. Outro benefício significativo trazido pelos softwares é a padronização de processos. Para o sucesso da estratégia, é essencial criar processos comuns a todos com a finalidade de regular a entrada e saída de dados dos sistemas. Afinal, as máquinas funcionarão de forma idêntica a todos, ao contrário dos processos manuais — os quais cada um pode executar do seu próprio jeito. Esse passo é importantíssimo para todas as empresas, pois garante que os resultados estejam em conformidade com a missão da companhia, dos sócios e dos clientes. Com isso, todos os colaboradores e gestores tomam decisões corporativas corretas, além de ficarem responsáveis constantemente pelos processos de controle qualidade dos produtos e dos próprios trabalhos. Sem a padronização, os processos entram em conflito e se desviam dos objetivos do cliente — o que origina a maior parte dos erros operacionais. Enfrentar os problemas internos Existem muitos fatores que simplesmente minam a agilidade nos processos da empresa, como: diretores com prioridades divergentes; medo do fracasso ao assumir novas responsabilidades ou ferramentas; procedimentos de gestão burocráticos; falta de valores de governança etc. Dessa forma, sua empresa deverá identificar esses problemas e elaborar seus processos ágeis, com a finalidade de se adaptar a eles. Para isso, algumas medidas podem ser tomadas: procedimentos de alinhamento e realinhamento de tarefas tendo em vista os resultados dos negócios; engajamento regular de clientes e usuários nos processos de otimização contínuos; uma tendência à governança baseada em auditoria, isto é, em aferição do cumprimento dos padrões de processos e dos resultados corporativos. Nesse sentido, os softwares são essenciais, pois possuem ferramentas de transparência e de conformidade. Portanto, a missão da agilidade é trazer o foco para os resultados e a qualidade dos produtos/serviços. A governança de todas as decisões, processos e trabalho é direcionada para garantir a entrega contínua de valor e resultados de negócios. Utilizar a nuvem Quando sua empresa precisa contar com toda a infraestrutura de TI interna, vários problemas de atrasos e lentidão podem aparecer: o tempo de instalação dos servidores leva alguns dias e, portanto, acabam interrompendo as atividades do seu negócio; a manutenção das máquinas é responsabilidade sua e, consequentemente, você deve ter funcionários capacitados e dedicados para esse tipo de tarefa; qualquer erro no sistema ou imprevisto poderão gerar a suspensão das atividades. Com a nuvem, o provedor terá de fornecer para você um serviço contínuo, 24 por dia, 7 dias por semana. Além disso, toda a infraestrutura será mantida por ele. Consequentemente, você pode concentrar todos os recursos corporativos nos seus produtos principais — em vez de se preocupar com tarefas secundárias. Por esses motivos, a grande maioria dos negócios atuais estão investindo pesado em soluções na nuvem. Ter um sistema com suporte para que a empresa não fique desamparada Além de tudo isso, é necessário escolher uma solução tecnológica com um suporte amplo e resolutivo. Então, torna-se imprescindível contar com um provedor confiável e reconhecido no mercado. Afinal, todas as empresas precisarão procurar a ajuda técnica em algum momento, seja para tirar dúvidas seja para requisitar a resolução de problemas. Portanto, o tempo gasto com o atendimento telefônico ou virtual deve ser rápido. A disponibilização de técnicos deve ser rápida. O retorno às atividades do negócio deve ser rápida. Caso contrário, isso compromete a agilidade do seu negócio. No entanto, não é somente esse suporte para correção de problemas que importa. Você precisará verificar se o próprio provedor fornece treinamento e capacitação adequados para que seu negócio esteja utilizando o software o quanto antes e com a maior produtividade possível. Quando sua empresa fica responsável pelo processo de aprendizado das ferramentas, você tem de dedicar uma equipe de TI inteira para explorá-las e, então, explicar aos demais colaboradores. O provedor é a melhor pessoa para capacitar seus times. Afinal, eles conhecem todas as nuances dele, como os atalhos, os comandos especiais etc. Portanto, fornecedores de tecnologia responsáveis sempre incluem uma etapa de treinamento nos processos de implementação de softwares. Com essas dicas, certamente você alcançará maior agilidade nos processos da empresa. Sabemos que é uma tarefa árdua responder aos desafios corporativos atuais com agilidade. Por isso, todo gestor deverá contar com a disponibilidade contínua das ferramentas virtuais. A digitalização dos negócios é uma realidade, e é crucial ter uma estratégia para implementá-la o quanto antes! Quer continuar recebendo as melhores dicas sobre gestão de negócios e acerca das melhores ferramentas digitais? Então, não deixe de assinar nossa newsletter!
Entenda melhor como funciona a implantação de projetos da Atos Data
A busca por soluções criativas e inovadoras já é uma realidade nas empresas brasileiras. Para atender às necessidades do mercado e garantir a competitividade é indispensável aumentar a capacidade de execução das tarefas, cumprir as obrigatoriedades fiscais e tornar as operações seguras e rápidas. Para tanto, é indispensável recorrer à implantação de projetos adequados às especificidades do empreendimento. O sucesso de um empreendimento depende de muito mais que o controle das ações e do gerenciamento de recursos humanos. É preciso investir em uma metodologia eficiente e que considere a realidade complexa do negócio, seus objetivos e dificuldades. Ter como aliada uma empresa de Tecnologia da Informação (TI) transparente e responsável capaz de proporcionar os resultados desejados, significa reduzir os custos e propiciar novas soluções para os problemas corporativos. Confira como funciona a implantação de projetos da Atos Data e descubra por que investir nesse tipo de ferramenta faz toda diferença! Passo a passo da implantação de projetos Para assegurar o êxito da implementação de projetos é preciso contar com a metodologia correta. Os projetos da Atos Data, por exemplo, utilizam a metodologia PMBOK e MIT (Metodologia de Implementação TOTVS) para assegurar que o produto adquirido pela corporação será entregue de acordo com o escopo, prazo e custo acordado. Tal metodologia permite ainda identificar os desvios com agilidade durante o processo, endereçando-os ao Comitê que definirá as melhores ações corretivas. Além disso, é preciso seguir corretamente cada um dos passos da implantação de projetos. Veja quais são! Levantamento O levantamento é o primeiro passo para a implantação de projetos. Nesse momento inicial, a Atos Data identifica as necessidades e particularidades de cada cliente por meio de entrevistas com os principais colaboradores da empresa. Ou seja, ocorre um levantamento de processos com os usuários-chave de cada setor. A partir disso, é criada uma documentação (mapeamento) que oferta uma análise detalhada da situação atual do negócio, das necessidades identificadas e das propostas de mudanças. Planejamento do projeto Após a conclusão do levantamento, é iniciada a etapa de planejamento. Para isso, o cliente deve ter validado o escopo de trabalho e estar de acordo com os dados e propostas apresentadas. A chave do sucesso na etapa de validação do escopo é o diálogo. Cliente e empresa devem estar alinhados para reduzir possíveis equívocos, garantir o atendimento às expectativas e validar a disponibilidade de recursos, e prazos de implantação. Feito isso, é hora de partir para o planejamento do projeto e delimitar: cronograma de trabalho com escopo: descrição das atividades e características do produto, bem como o estabelecimento do prazo de entrega necessário a cada etapa. O cronograma é fundamental para evitar os atrasos e fazer valer o orçamento estabelecido; tempo: prazo para entrega do produto final, períodos dedicados a implantação, testes, treinamentos dos usuários etc; recursos: valor do investimento na implantação do projeto, recursos humanos necessários, hardwares, dentre outros. Após a concretização do planejamento e sua aprovação pelo cliente, recomenda-se que ele seja seguido fielmente para que os investimentos, prazos e objetivos sejam cumpridos. Vale lembrar de que a comunicação integrada de todas as partes envolvidas (membros da equipe, executivos e demais colaboradores) é indispensável para otimizar o processo, evitar distrações e propiciar os acessos às informações diretas e claras. Com o levantamento e o planejamento concluídos, é hora de partir para o gerenciamento de implantação de projetos. Confira quais são as suas fases! Fases de gerenciamento de implantação de projetos Assim como os primeiros passos da implantação, cada uma das fases de gerenciamento resulta em documentos de validação, que obrigatoriamente devem ser aprovados pelo cliente para que a próxima etapa seja iniciada. Acompanhe as fases: instalação dos sistemas em base teste; parametrização dos sistemas; desenvolvimentos de personalizações (customização); capacitação dos usuários-chave de cada área da empresa; simulações individuais e integradas dos processos; preparação do ambiente de produção; Go Live (disponibilização do sistema em produção); acompanhamento das operações em ambiente de produção. Além de aprovadas pelo cliente, todas as fases dos projetos implementados pela Atos Data são acompanhadas e monitoradas por um Gestor de Projetos com certificação Profissional de Gerenciamento de Projetos (PMP). São muitos os passos e fases, não é mesmo? Exatamente por isso surgem alguns desafios e você precisa saber exatamente quais são para superá-los com tranquilidade. Principais desafios da implantação de projetos Os principais desafios podem ser agrupados em 3 períodos: antecedente, durante e após a implantação. O primeiro se refere às constantes atualizações do setor. As empresas de TI devem oferecer as melhores soluções no momento mais oportuno. Ademais, é preciso desburocratizar os processos, otimizar o uso dos recursos, aplicar as melhores práticas de gerenciamento e superar as resistências da diretoria e dos colaboradores. Durante a implantação, o desafio passa a ser prever os possíveis problemas no decorrer das etapas, a fim de oferecer as soluções mais rápidas e corretas. Os obstáculos vão além da instalação do software. É preciso cumprir os prazos, lidar com a pressão dos colaboradores e manter o orçamento acordado, fazendo a gestão de mudanças de forma rígida. Já no momento pós implantação, a principal preocupacão é a estabilização dos novos processos, sem perda de produtividade. Neste momento é essencial o acompanhamento dos usuários da empresa nas suas tarefas do dia a dia, sanando qualquer dúvida de operação o mais rapidamente possível. Em todas as etapas, os líderes têm um papel importante, mas para manter o foco, é necessário que eles sejam ainda melhores nesse período. Como superar as adversidades A melhor maneira de transpor, com sucesso, os obstáculos, é contar com uma empresa especializada e que ofereça o suporte adequado. A Atos Data acompanha de perto a execução do projeto e após o Go Live, disponibiliza aos clientes o acompanhamento das operações por um período determinado, de acordo com a complexidade do projeto e do perfil de cada um. Além disso, após a conclusão do projeto existem contratos opcionais de suporte, que objetivam apoiar as corporações que não tem técnicos especializados. Desse modo, as operações do dia a dia se mantém a todo vapor e as atualizações do sistema e dúvidas dos usuários são atendidas. Para que os clientes superem os desafios, a Atos Data oferece, pelo menos, 4 diferenciais: atendimento personalizado, área de
Entenda qual a importância do fluxo de caixa para a sua empresa
Um dos maiores desafios dos empresários é ter o controle sobre as finanças do seu negócio. Qualquer desatenção nessa área pode deixar a situação fora do controle, provocando uma falta de recursos para a empresa. Empresas médias, pequenas e empreendedores individuais não se atentam à importância do fluxo de caixa, por acharem uma tarefa complexa e que demanda tempo e gastos excessivos. Na verdade, o controle do fluxo de caixa permite a esses empreendedores dinamizar a gestão, pois ele permite controlar tudo o que vai entrar e sair do caixa de forma eficaz. Quer entender melhor a importância do fluxo de caixa e como executá-lo corretamente? Continue lendo este post! Afinal, o que é fluxo de caixa? Em resumo, podemos definir fluxo de caixa como uma ferramenta de gestão financeira que propicia aos empreendedores a oportunidade de fazer um controle detalhado das movimentações financeiras de seu negócio — entradas e saídas de recursos em um determinado intervalo de tempo. Ao utilizar um software para fazer o seu fluxo de caixa, o empresário poderá obter análises preditivas, fazendo comparações entre os resultados financeiros projetados e o alcançado. Tome decisões apoiadas em dados A tomada de decisão com base na reatividade é aquela em que o empresário espera algo acontecer para agir. Um bom exemplo é quando há uma queda brusca nas vendas e sai todo mundo correndo numa “caça às bruxas”. Com o controle do fluxo de caixa o gestor passa a ter em mão dados sobre tudo o que vai entrar e sair, de forma cíclica, o que facilita a preconização de movimentações futuras e permite uma gestão mais proativa. Identifique os gargalos financeiros As sazonalidades, por exemplo, mudam conforme o segmento de cada empresa, que, dependendo da situação, em determinadas épocas, as entradas não conseguem cobrir os gastos administrativos. Com o fluxo de caixa estruturado, é possível fazer esse tipo de previsão e controle. Com os dados do fluxo de caixa em mãos, o gestor poderá definir qual é a melhor data para pagar seus fornecedores, ou as épocas que será necessário acumular um capital, para cobrir gastos de períodos de baixo fluxo de clientes, por exemplo. Em uma gestão eficiente, os gargalos financeiros não podem ser considerados um fator surpresa. O planejamento estratégico, feito com análises de dados, irá preparar a empresa para passar por esses tipos de turbulências. Monitore as atividades que demandam mais capital Nem sempre é fácil para os pequenos empreendedores, que ficam presos na parte operacional, saber exatamente o que é gasto na empresa. Nessas situações, geralmente os recursos que entram no caixa são rapidamente utilizados para fazer pagamentos. O fato é que, identificar as atividades que exigem uma maior alocação de capital, é muito importante para o gestor que deseja ter as informações de sua empresa alinhadas. Com o fluxo de caixa, ficará muito mais fácil criar um plano de ação visando a redução de gastos, otimização de tempo e negociação com fornecedores, por exemplo. Saber as atividades que demandam mais capital é importante, porque nem sempre a atividade que gasta mais dinheiro é a mais importante para o negócio, e esse tipo de situação demonstra que os recursos estão sendo mal aplicados. Minimize os riscos ao pedir empréstimos Nem sempre temos o capital suficiente para tirar uma ideia nova do papel, ou fazer algum investimento pontual, o que nos leva a necessidade de solicitar empréstimos para realizar essas operações. Com o fluxo de caixa bem organizado, o gestor conseguirá fazer as previsões necessárias para reduzir os riscos na hora de fazer a solicitação de capital extra, seja para o crescimento da empresa, quitar dívidas ou negociar com fornecedores. Como fazer um bom controle de fluxo de caixa? Agora que já sabemos o conceito e a importância do fluxo de caixa, vamos a algumas dicas para que você faça um bom controle aí na sua empresa. Confira! Registre todas as entradas e saídas Esse é o básico de qualquer controle de caixa sadio: o empresário deve saber exatamente tudo o que entra e o que sai de seu caixa. Para ficar mais fácil, organize por categorias, denominando todos os elementos que integram o fluxo, como: impostos: INSS, IPTU, IPVA, etc; produção: matéria-prima, manutenção de equipamentos etc; recursos humanos: salários, tributos, benefícios etc; despesas variáveis: despesas de visitas, despesas extras, etc; despesas fixas: aluguel e outros custos de valores não variáveis. O exemplo acima é apenas para ilustrar. Você pode e deve adaptar essa organização de acordo com as necessidades de sua empresa. O importante é poder visualizar de maneira mais objetiva o quanto está gastando em cada item em um determinado espaço de tempo. A mesma organização deve ser feita com os valores que entrar, para ter a noção exata do que se fatura com cada produto ou segmento. Assim o empreendedor poderá promover melhorias ou eliminar aqueles produtos que só geram gastos e não dão retorno, para ter mais espaço e margem pra investir naqueles que têm mais potencial. Não economize nos detalhes Além da organização, seja detalhista e facilite a visualização dos dados. Isso será extremamente benéfico na hora que vocês precisarem criar um relatório detalhado para apresentar os resultados por setor, por exemplo. Vai ajudar também a refinar os indicadores para as análises de decisão. Quando for registrar as despesas com os colaboradores, especifique tudo: horas extras, participação nos lucros e resultados, férias, décimo terceiro e o que mais entrar como bônus no valor final. Os insumos, como caneta, papéis e toner de impressoras, também devem estar na ponta do lápis. Se olharmos individualmente podem parecer valores irrisórios, mas, somados e calculados em um período de longo prazo, tornam-se gastos relevantes. Utilize a tecnologia a seu favor Existem várias formas de organizar um fluxo de caixa, inclusive o velho e bom papel, ainda utilizado em pequenos comércios no interior do nosso Brasil. Você pode usar o seu editor de planilhas preferido também. Mas, se você quer obter todas as potencialidades que um bom fluxo de caixa oferece, deverá adquirir um sistema próprio para a função, que, além dos registros, permita extrair dados
Fique por dentro de como fazer um planejamento de compras eficiente
Houve um tempo em que a prioridade das empresas estava apenas na ampliação da sua capacidade de vender. Com a mudança de comportamento dos consumidores, aliado as novas formas de comunicação e consumo, o planejamento de compras se tornou um processo muito mais elaborado. É necessário enxergar esse processo como algo que começa muito antes do cliente entrar numa loja e, sim, quando a empresa decide o que será vendido e a quantidade. Além disso, as empresas podem contar com o auxílio de ferramentas poderosas, que permitem análises preditivas e uma gestão baseada em dados. Conseguir alinhar, negociações, análises de dados e mercado e as novas formas de comunicação direta com os consumidores, é um grande desafio para as corporações que querem extrair o melhor de seu planejamento de compras. Quer entender melhor a importância do processo de compras e como fazê-lo de forma eficiente? Confira! Por que é tão importante fazer um bom planejamento de compras? Um dos principais objetivos de um bom planejamento de compras é não deixar o estoque cheio de mercadorias que perdem o valor com o tempo. Isso porque, a retenção de produtos perecíveis, ou sazonais, podem fazer você perder todo o investimento inicial. Por mais que muitos empresários associem o excesso de estoque ao baixo fluxo de clientes em determinadas datas, temos que ter em mente que uma empresa bem gerida consegue se adaptar aos movimentos de mercado. O planejamento de compras vem como forma de equilibrar essa balança, ou seja, identificar previamente as movimentações sazonais — épocas de maior e menor fluxo, e fazer as compras com essa estimativa. Além de monitorar os números, para alinhar a quantidade comprada ao fluxo, é importante fazer o inventário atual do estoque, para saber o que está “encalhado”. Essa é uma boa forma de analisar o que realmente agrada o público-alvo, planejando uma compra que atenda os anseio deles. Quais são os impactos positivos de um bom planejamento de compras? Quando bem-feito, o planejamento de compras diminui consideravelmente a necessidade de investimento em capital de giro, pois as chances do produto sair e você não ter um estoque envelhecido aumentam. Além disso, um estoque repleto de produtos antigos e que tem dificuldade de saída, gera custos extras, pois a empresa deverá garantir a integridade dos materiais para que não fiquem com aparência de velhos ou não estraguem. Isso requer investimento em refrigeração, iluminação especial, conservantes etc. Além disso, dependendo do tamanho do estoque, o excesso restringe a chegada de novas peças que, muita das vezes, acabam sendo armazenadas de forma errada. Como fazer um planejamento de compras eficiente? Acompanhe o inventário Mais do que comprar, é importante monitorar o fluxo do seu estoque e conhecer em detalhes os recursos que têm uma maior saída e precisam de reabastecimento em ciclos mais curtos. Com o monitoramento será possível identificar também se a matéria-prima atual é suficiente para manter o processo produtivo até a próxima compra, para evitar que os produtos com baixa procura fiquem encalhados no toque. A relação entre esses fatores definirá o tópico seguinte, que é a frequência das compras. Gerencie os fornecedores Outro ponto positivo de se fazer um bom gerenciamento de compras é que você passa a ter uma maior percepção dos fornecedores. Dessa forma, o gestor poderá analisar se os fornecedores atuais estão de fato atendendo a sua demanda, ou se é possível encontrar alternativas com um melhor custo-benefício no mercado. A gestão de fornecedores também beneficiará as negociações, pois, dependendo do volume de compras que for feito, será possível fazer solicitações de descontos ou preços diferenciados, de acordo com a expectativa de compras no período estipulado. Essas negociações, se bem implementadas, criarão uma relação comercial de confiança, que poderá render acordos pontuais que gerem benefícios para ambos com condições especiais. Faça uma estimativa das vendas futuras Faça uma análise de seu histórico de vendas, se possível, sempre comparando épocas iguais. Por exemplo — é bem mais fácil comparar o período de janeiro a abril de 2018, com janeiro a abril de 2019, pois assim, a empresa terá uma estimativa baseada nas mesmas condições, clima, datas comemorativas e outros acontecimentos cíclicos. Com essa análise, será possível definir o valor a ser vendido nesse período e fazer uma compra mais fiel possível da época em questão. Defina os ciclos de compras A definição dos ciclos de compra tem como objetivo principal uma maior organização do orçamento. Assim, será mais fácil para a empresa manter um planejamento e definir o giro de estoque ideal para aquele período de tempo — quantidade de vendas que o estoque deverá suprir. Por exemplo, se você vai fazer a compra a cada dois meses, deverá fazer um planejamento para 60 dias de vendas. Crie uma política de precificação Outro fator importante é a política de precificação, pois ela permite fazer um cálculo mais elaborado do que precisa ser comprado. Basicamente, você deverá fazer uma previsão das vendas e multiplicar pela margem que utiliza nos produtos. Depois é só subtrair um para chegar no valor final de compra. Se vocês têm o hábito de utilizar um markup multiplicador para chegar ao valor da compra, divida a sua previsão de venda pelo markup. Automatize o processo Em pleno século 21 não faz mais sentido gastar tempo, recursos e funcionários com tarefas repetitivas e burocráticas. Com o auxílio de um sistema de gestão, a empresa poderá automatizar o processo de compras e de estoque, garantindo mais precisão e qualidade nas análises. Além da gestão de compras, um sistema integrado, com um banco de dados centralizado, facilitará a integração dos dados das compras com outros setores da empresa, facilitando as análises, obtenção de indicadores e emissão de relatórios. Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de se ter um bom planejamento de compras, para que a empresa não fique com um estoque excessivo e consiga atender os anseios de seu público-alvo. Gostou do post? Quer saber como melhor a eficiência do planejamento de compras de sua empresa? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.
